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Claves para administradores que necesitan controlar el gasto energético en comunidades con calefacción central y ACS

10 claves para administradores que necesitan controlar el gasto energético en comunidades con calefacción central y ACS

¿Eres gestor de edificios con sistemas centrales de calefacción y necesitas tener bien controlado el gasto energético pero no sabes cómo hacerlo?

Este invierno se va a disparar el consumo en comunidades.

Y va a ser un foco de conflicto de tal magnitud que quieres evitarlo a toda costa.

Sabes que lo mejor que puedes hacer es preparar a los propietarios de la mejor manera posible para lo que viene.

Pero el mercado energético es tan cambiante que no sabes lo que va a pasar.

¿Y si tuvieras una bola de cristal para saber cuánto va a gastar exactamente este invierno una comunidad con calefacción central y ACS?

Esta información te facilitaría mucho la vida, ¿verdad?.

Además, podrías anticiparte a posibles problemas de impagos y minimizar así el impacto económico en el edificio.

Pero eso no es todo.

Hay muchas más claves necesarias para que puedas tener bien atadas las cuentas.

En este post de Stechome te las vamos a explicar todas, para que esta temporada el gasto energético no sea un problema, para tu tranquilidad y la de tus clientes.

¡Sigue leyendo y descúbrelas!

 

1.  Análisis de la situación actual en términos energéticos

Lo primero que debes hacer es un estudio de la situación actual para conocer el estado de las cuentas de la comunidad.

En este punto tendrás que tener claro lo siguiente:

  • Los ingresos y gastos de la comunidad
  • Las tarifas energéticas existentes a las que está sujeta
  • El grado de morosidad actual

 

Más abajo te enseñaremos una herramienta que te va a ayudar -y mucho- a saber el balance de cuentas y a hacer una previsión real de los gastos energéticos.

 

2.  Evaluar la instalación de monitorización

También deberás analizar la instalación de monitorización actual para comprobar cómo se están automatizando las diferentes tomas de lecturas de las viviendas.

Es importante que la instalación incorpore sistemas de medición y monitorización a tiempo real sobre los consumos generales. Pero también sobre el grado de confort interior de las viviendas.

Esto te va a permitir conocer el comportamiento del sistema y los hábitos de consumos.

¿Por qué esta información es importante?

Porque te ayudará a reducir la demanda y a mejorar el rendimiento global de la instalación.

Por eso, si esto no se está midiendo así, propón un sistema que te permita conocer en detalle toda esta información.

 

3.  Definir el modelo energético

Una vez analizados los puntos anteriores, ya contamos con los suficientes datos como para definir el modelo energético que más conviene a la comunidad.

La estructuración de estos modelos de gestión es clave para erradicar la morosidad, en caso de que exista.

Estos son los modelos energéticos:

1.   Recargas: para comunidades con morosidad

Un sistema prepago de recargas energéticas te ayudará a erradicar los problemas de impago.

Esta fórmula funciona del mismo modo que los teléfonos de prepago.

Los usuarios recargan su saldo (desde un móvil, tablet o PC) y cuando se agota el suministro de energía de su vivienda se corta.

 

2.   Recibos: para comunidades sin morosidad

En este caso, el sistema distribuye los gastos producidos en un periodo de tiempo determinado entre los usuarios o consumidores del sistema centralizado, según su cuota de participación y consumo o grado de confort.

De este modo, los gastos se distribuyen entre los usuarios del sistema de forma proporcional a su cuota y consumo.

En este punto puede que te estés preguntando:

“Una vez implantado el modelo energético ¿Qué pasa con los vecinos que todavía deben dinero a la comunidad?”

En este caso, para sanear las cuentas por completo y “empezar de 0”, se deberán establecer sistemas de seguimiento de la morosidad.

La actual Ley de Propiedad Horizontal (LPH) permite perseguir al propietario moroso mediante un sencillo proceso judicial.

Una vez que este proceso haya acabado con la morosidad y con una cuenta bancaria energética activa (lo veremos más abajo) solo tendrán acceso al servicio los vecinos con saldo positivo.

En cuanto a los morosos, no tendrán acceso a los servicios de calefacción y ACS hasta saldar la deuda pendiente.

En Stechome te podemos ayudar con esto.

 

4.  Redactar y reflejar los procesos de gestión y aprobarlos en acta

Cuando ya se ha decidido el modelo energético y ya se tienen claros los puntos anteriores, es momento de redactar el documento y aprobarlo en acta.

Para hacer este cambio en una comunidad se debe reflejar en un acta la nueva fórmula de gestión de la energía.

En esta acta deben aparecer detallados los distintos procesos, fórmulas y procedimientos que se seguirán a partir de su aprobación.

Además, debes saber que cualquier cambio sobre gestión energética tiene que estar basado en el artículo 17 de la actual LPH.

Por otro lado, se tendrá que revisar la regulación de los estatutos de la comunidad. Porque, según lo que se indique ahí, se puede requerir unanimidad en estos criterios.

Si se da el caso de que no aparezca nada en los estatutos sobre gestión energética, bastará con las tres quintas partes de los propietarios para la aprobación de este cambio.

 

5.  Apertura de una cuenta energética

Un error habitual en comunidades con sistemas centrales es tener una sola cuenta para servicios comunes y los energéticos.

Una cuenta energética específica permitirá un control económico y transparente de los ingresos y gastos vinculados a la energía.

Verás.

Esto significa que podrás hacer una separación de servicios para identificar de forma clara qué incluyen las cuotas energéticas y cómo repercute en la cuota ordinaria.

 

6.  Establecimiento de tarifas y domiciliación de suministros

Elige la tarifa que mejor se adapte a las necesidades de la comunidad.

Apóyate en profesionales independientes que gestionen diferentes comercializadoras energéticas y que tengan la responsabilidad de realizar un seguimiento constante a la evolución del mercado.

Con la cuenta energética activa y la tarifa elegida ya podrás domiciliar los suministros del edificio.

 

7.  Activación de aplicaciones de usuarios y sistemas big data para la gestión de desviaciones

Disponer de herramientas “big data” permite conocer con exactitud el comportamiento de los distintos tipos de usuarios y edificios.

El objetivo de esto es evitar situaciones de disconfort, tensiones económicas o derroche energético.

El uso del “dato” al servicio del usuario permite reducir un 10% el consumo energético generando comparaciones, ratios e indicadores que permita orientar hábitos más eficientes y sostenibles.

 

8.  Análisis trimestrales de ingresos y gastos

Otro punto clave es establecer controles trimestrales entre ingresos y gastos.

En este sentido es importante generar alarmas y actuaciones para minimizar el impacto económico, en caso necesario.

Esto te permitirá actuar antes de que haya incrementos en las facturas energéticas y anticiparte a posibles problemas de impagos antes de que sea tarde.

Pero ¿cómo puedo saber en detalle cuánto se va a gastar la comunidad en sistemas centrales los próximos 3 meses?

Para ayudarte y que puedas tener esta información, en Stechome hemos creado la Calculadora Kaizen con la que vas a conseguir todo esto:

  • Saber cuánto se va a gastar este invierno la comunidad en calefacción central y ACS.
  • Que los propietarios entiendan mejor la realidad del mercado actual al poder ver una simulación real del gasto energético.
  • Establecer tarifas energéticas reales para esta temporada, sin sorpresas.
  • Anticiparte a los problemas de impago porque conocerás en todo momento el gasto energético de la comunidad.
  • Evitar conflictos y malos entendidos. ¡Todo estará bien claro!

Quiero acceder GRATIS a la calculadora

 

9.  Emisiones de recibos mensuales o gestión de recargas

Es obligatorio realizar un reparto energético mensual facilitando al usuario toda la información relacionada con su comportamiento, impacto energético y económico.

El RD 736/2020 regula al detalle todas las obligaciones de la propiedad en referencia a consumos individuales en instalaciones térmicas de edificios.

10. Revisión anual de indicadores y ajustes de tarifas

Una vez al año debes revisar los indicadores fijados y ajustar las tarifas y suministros a la nueva realidad del mercado.

Al hablar de suministros nos referimos al gas natural, gasóleo C, Biomasa o cualquier otra energía primaria.

También se incluyen los consumos y costes eléctricos y el mantenimiento preventivo y correctivo de la instalación comunitaria.

 

Más claves

Además de todo esto, es importante que tengas en cuenta los siguientes aspectos para la correcta gestión energética en edificios con sistemas centralizados:

  • Mantén organizados y controlados los contratos, sus vencimientos, sus condiciones y sus contraprestaciones.
  • Busca asesoramiento externo y confía en profesionales 100% independientes, acreditados y vinculados al asesoramiento energético.
  • Adquiere conocimientos y competencias ligadas a la energía tanto a nivel normativo, como técnico o tecnológico.
  • Promueve de forma activa la información económica sobre consumos, costes y comportamientos entre tus usuarios o clientes.

 

Si tienes aún más dudas o necesitas ayuda con la gestión energética de tus comunidades de propietarios, contacta AHORA con Stechome.