¿Tienes ya preparadas las tarifas energéticas de las comunidades que gestionas para este invierno?
El gasto energético en comunidades con calefacción central se va a disparar -y mucho- este invierno.
Y, en consecuencia, también aumentará el número de impagos y propietarios morosos en la comunidad.
Esto va a ocurrir antes o después y lo sabes.
Ante esta situación tienes dos opciones:
- no hacer nada y esperar a que todo esto pase rápido y que no te afecte, o
- tomar acción y anticiparte al problema antes de que ocurra.
Sigue leyendo este post solo si has elegido la opción 2.
Entiendo que es así porque, de lo contrario, no estarías leyendo estas líneas.
Y es que, si has llegado hasta aquí, es porque eres un gran profesional que se preocupa por hacer bien su trabajo.
Y por ayudar a los propietarios de viviendas que han depositado toda su confianza en ti.
En Stechome pensamos como tú y por eso te vamos a dar GRATIS una herramienta para que puedas pasar a la acción, en lugar de quedarte de brazos cruzados.
Descúbrelo en 5 minutos y anticípate al problema de impagos antes de que ocurra.
Pero antes vamos a repasar las obligaciones que tienes como administrador de fincas, si quieres hacer bien tu trabajo.
Obligaciones de un administrador de fincas
Entre las obligaciones de un administrador de fincas está encargarse de hacer un plan de gastos energéticos previsible.
Así como tener en cuenta el presupuesto anual de la comunidad para que todo cuadre y no haya desajustes económicos.
En estos tiempos en que el mercado energético cambia casi a diario, se hace muy difícil hacer esta previsión de gastos e ingresos de forma eficaz.
Sobre todo, en comunidades de vecinos con sistemas centrales de calefacción y ACS.
Y es que, si tomas como único dato la referencia de los consumos de años anteriores, de poco te va a servir este año para establecer las tarifas energéticas de la comunidad.
Esto ocurre porque ahora tienes que tener muy en cuenta los precios del mercado energético, para poder ajustarte a la realidad lo máximo posible.
Solo así podrás cumplir con tus obligaciones como administrador y evitar conflictos en las comunidades con sistemas centrales que gestionas.
Hoy día las reglas del juego han cambiado para los propietarios y administradores de fincas, que deben tener en cuenta numerosos aspectos para el buen funcionamiento del edificio:
- La adaptación de los sistemas centrales a las nuevas normativas
- Modificaciones de las tarifas energéticas
- Aumento notable de la morosidad
- Incorporación de las energías renovables
Todo esto es prioritario a la hora de gestionar este tipo de instalaciones.
Porque las decisiones que se tomen tendrán una gran repercusión sobre el consumo final de energía.
Y también sobre el gasto económico individual.
¿Qué necesito para establecer las tarifas en sistemas centrales de ACS y calefacción?
Todo lo anterior está muy bien.
Pero ahora te estarás preguntando: ¿por dónde empiezo si quiero establecer unas tarifas energéticas realistas esta temporada?
Bien.
El primer paso será disponer de sistemas de contabilización de los servicios de calefacción y ACS.
Esto implica disponer de equipos de medida que permitan conocer los consumos, tanto de los elementos comunitarios como de los individuales por vivienda y si es a tiempo real, mucho mejor.
Estos equipos de medida son:
- Comunitarios: contadores de combustible, de agua y de electricidad.
- Individuales: contadores de agua caliente y del consumo de calefacción (repartidores de costes o contadores de energía).
Si se dispone de todos los medidores podrás establecer los costes con bastante exactitud.
Pero si no dispones de equipos de medida, los costes se asumen por completo como comunitarios. En este caso, se distribuyen proporcionalmente a la cuota de participación de cada usuario.
Ahora bien, entre estos dos extremos existe un amplio abanico de posibilidades.
A continuación, vamos a explicar cómo establecer las tarifas cuando existen diferentes equipos de medida.
Qué gastos tener en cuenta para establecer tarifas en sistemas de ACS y calefacción centraly se distribuyen correctamente
No podemos contabilizar los gastos de consumo de toda una comunidad y dividirlos entre el número de viviendas sin más.
Casi nunca es tan sencillo. Sobre todo si existen diferentes equipos de medida.
Porque, además de estos gastos variables, también hay gastos fijos:
Gastos variables
Son los consumos energéticos de calefacción y los litros de ACS consumidos.
Gastos fijos
Corresponden a gastos como:
- Costes energéticos para garantizar una disponibilidad de servicio 24/7
- mantenimiento del servicio: aquí se incluyen tanto los costes de mantenimiento preventivos como correctivos (reparaciones),
- electricidad de la sala de calderas
- gastos administrativos
En las instalaciones que no tengan contadores o repartidores de energía para calefacción, sólo se podrán analizar los consumos de ACS. Y el consumo de calefacción quedará como un coste fijo.
Antes de realizar el reparto de gastos hay que definir la parte de cada coste que se va a considerar como fijo y variable.
Como una norma general el 50% de los gastos fijos se deben repartir entre todos los usuarios pudiendo hacerse a partes iguales o según el coeficiente de participación y el otro 50% de manera proporcional a uso de la calefacción y el ACS.
Con todo esto, el problema viene cuando tienes que definir una cuota mensual fija por vivienda para los próximos meses, que permita hacer frente al consumo energético del edificio.
Y que, en definitiva, las cuentas cuadren.
Es decir, que las cuotas de los propietarios sean capaces de cubrir los gastos energéticos.
Sigue leyendo porque más adelante te contamos cómo hacerlo.
Cómo se determina el coste real de calefacción y ACS para una temporada
El coste real de calefacción y ACS no puede determinarse hasta que no haya finalizado la temporada de ambos servicios.
Si esto es así ¿Cómo puedo establecer las tarifas de los sistemas centralizados en una comunidad?
Los propietarios y administradores de edificios con sistemas centrales necesitan:
- Establecer unas tarifas estimadas para asegurar que haya fondos suficientes para hacer frente a los gastos de estos servicios.
- Regularizar los gastos para no tener que hacer subidas de tarifas varias veces al año. Un tema conflictivo en la mayoría de comunidades.
La solución hasta ahora era fijar unas tarifas suficientemente altas como para asegurar que siempre hay fondos.
Para hacer esta previsión se utilizaban los datos de los últimos años y se hacía un presupuesto de los gastos de calefacción y ACS.
Pero no se podía determinar el coste real hasta no acabar las campañas de ambos servicios.
De modo que, una vez acabado el año, se regularizaban las cuotas en base al consumo por vecino. Y se liquidaba el saldo positivo o negativo de forma individual.
Por último, se preparaba el presupuesto para el siguiente año.
Pero hoy día esto es más complejo porque el mercado energético está cambiando casi cada día las reglas del juego.
Y es muy complicado hacer una previsión de gastos realista a la hora de fijar las tarifas.
Para simplificar este problema se debe realizar un estudio detallado de los gastos de una temporada completa.
Y, a partir de éste, determinar el coste variable por m3 de ACS y por kWh de calefacción en función de la unidad de combustible (litro de gasóleo o kWh de gas).
De este modo, se aplican estos valores a los consumos indicados por los contadores en anteriores temporadas, siendo la actualización de precios prácticamente inmediata.
Para conseguir esto, necesitas saber con exactitud los costes variables.
Pero no solo eso.
También necesitas saber cuál va a ser su evolución las próximas semanas y meses.
Solo así podrás establecer unas tarifas realistas para las comunidades con sistemas centrales que gestionas.
¿Y qué pasa con el resto de componentes fijos de la instalación comunitaria?
Este mismo criterio utilizado para actualizar los precios del combustible se puede aplicar al resto de componentes para determinar el coste.
En este caso hablamos de la electricidad de la sala de calderas, el mantenimiento o los gastos administrativos.
Se deben establecer tarifas para estos costes fijos con independencia del consumo que tenga cada usuario.
Ya que, aunque los usuarios no la utilicen, la instalación tiene unos consumos por disponer del servicio.
Además, cuando un usuario no conecta su calefacción incrementa el consumo de las viviendas colindantes, porque éstas ceden parte de su calor a las viviendas sin servicio.
Por ello, se debe establecer un coste fijo que se tendrá que pagar a partes iguales o según la cuota de participación.
Cómo puedo hacer bien mi trabajo y establecer tarifas reales
Para que puedas cumplir con tu cometido y preparar a los propietarios de la comunidad, debes tener en cuenta lo siguiente:
- Gastos fijos y variables de años anteriores
- Ingresos energéticos de la comunidad
- Conocer el precio real de la energía
- Número de usuarios del edificio
Con esta información y con la calculadora GRATUITA Kaizen que hemos desarrollado en Stechome, tendrás todo lo necesario para hacer tu previsión económica.
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Al completar los ingresos y gastos, la herramienta generará un informe de balance actual.
Es decir, sabrás de forma rápida y muy visual si los ingresos energéticos de la comunidad son o no menores a los gastos que va a tener este invierno.
Con esta información podrás ajustar las tarifas energéticas actuales para conocer su evolución.
Y así poder preparar a los propietarios para cualquier escenario económico, por malo que sea.
Paso a paso para establecer tarifas en sistemas centralizados de agua caliente y calefacción
Aquí te mostramos de forma detallada cómo te va a ayudar la calculadora Kaizen:
1# Suministros
En primer lugar debes elegir los suministros que tenga la comunidad: calefacción, ACS y/o climatización.
2# Ingresos de los sistemas centralizados
Se introducen los ingresos mensuales o anuales vinculados a los sistemas centralizados.
En este caso hay que indicar los términos fijos y variables (la calefacción, ACS o climatización, según lo que hayas marcado en el paso 1).
Una vez introducidos estos datos, podrás ver una gráfica con la distribución de ingresos:
3# Gastos de los sistemas centralizados
A continuación, se introducen los importes mensuales o anuales del conjunto de gastos vinculados a los sistemas centralizados.
Los gastos de combustible se obtienen del recibo de la compañía suministradora.
Con el poder calorífico se calcula el consumo de energía (kWh/año).
En la actualidad el gas natural se factura en kWh, por lo que este consumo se obtiene directamente del recibo.
4# Balance de cuentas
Con esta información podrás conocer el balance de las cuentas por meses y saber si, por ejemplo, se está gastando más de lo que ingresa por meses.
La consecuencia de que los ingresos o los gastos sean mayores o menores que los gastos o los ingresos supone que las tarifas que se vienen aplicando no están ajustadas y puede estar generándose un déficit económico o un superávit por lo que será necesario regularizar cuando antes las tarifas.
Con esta sencilla imagen podrás explicar claramente la evolución y el comportamiento del sistema a sus usuarios, justificando la necesidad de actualizar las tarifas e importes actuales.
¿Y que tarifas podría aplicar?
De una manera sencilla podrás ajustar las tarifas actuales para equilibrar los ingresos gastos,
Podrás utilizar un selector para ajustar el incremento o disminución del gasto, tomando como referencia la pasada temporada. El gasto fluctuará proporcionalmente.
En este caso, se observa que al aplicar un 2% sobre el gasto actual de la comunidad, se ve claramente que la barra que representa el gasto sube hasta alcanzar casi los 30.000€ anuales.
Mientras que los ingresos de unos 7.200€ no alcanzan a cubrir ese gasto. Estos ingresos hacen referencia a las nuevas tarifas y a los consumos históricos de años anteriores.
En esta simulación, está claro que se deberían aumentar las tarifas de la comunidad respecto a la temporada anterior.
De lo contrario, la comunidad puede verse en serios problemas y arriesgarse a no poder hacer frente a los gastos de los sistemas centralizados.
Pero ¿Cómo tengo que aplicar estas nuevas tarifas? ¿Debo recomendar a la comunidad la subida generalizada de las tarifas fijas y variables?
Aquí viene lo bueno.
Porque dispones de un segundo selector que te va a permitir ajustar las tarifas fijas o variables hasta conseguir un saldo anual positivo.
Y todo de un modo lo más cercano a la realidad del mercado. Teniendo en cuenta siempre los precios de la energía.
Siguiendo con el ejemplo anterior, esta comunidad debería aumentar sus ingresos en unos 22.000€ para cubrir sus gastos.
Es decir, entre todos los vecinos deberían aumentar alrededor de los 1.800€ los ingresos mensuales de la comunidad para cubrir los costes del sistema central de calefacción y ACS.
Cuando tengas todos los datos introducidos y hecha la simulación, podrás generar un informe en pdf.
Este informe te servirá para justificar frente a los propietarios la necesidad de ajustar las tarifas energéticas de los servicios de agua caliente y calefacción central.
Es la mejor forma para justificar tus recomendaciones.
¿Se te ocurre otra forma mejor de argumentar un aumento de tarifas a familias que ya de por sí están viendo mermados sus ingresos?
A nosotros no.
Por eso queremos apoyarte para que puedas ayudar a tus clientes, sin que eso suponga un gran impacto en sus bolsillos.
Empieza a utilizar ya la calculadora Kaizen y anticípate al problema antes de que sea tarde.
